TULIS APA YANG KAMU KERJAKAN , KERJAKAN YANG KAMU TULIS ?

Pengalaman pribadi saya pada awal pengenalan Sistem Manajemen adalah Manajemen Mutu ISO 9001. Oleh pendahulu pendiri sistem manajemen di organisasi tempat saya bekerja, mereka menekankan hal berikut ini : TULIS APA YANG KAMU KERJAKAN DAN KERJAKAN YANG KAMU TULIS..

Prinsip tersebut akhirnya menancap dengan skala prioritas tertinggi di dalam pemahaman saya terhadap implementasi Sistem manajemen ISO 9001.

Apakah ada yang salah dengan prinsip tersebut ? Jawabannya adalah TIDAK, tetapi... pemahaman akan Sistem manajemen Mutu ISO 9001 tidaklah cukup sampai disitu.

Prinsip tersebut di atas masih cukup "POPULAR" dan "RELEVAN" karena pada ISO 9001 versi 1994 penekanan yang ada adalah membangun sistem dengan sarana dokumentasi, sehingga muncullah prinsip tersebut di atas.

Seiring perkembangan jaman, versi tahun 2000 dari ISO 9001 kemudian dirilis, dan perbedaan yang terlihat pada Manajemen Mutu ISO 9001:2000 dibandingkan versi 1994 adalah adanya suatu tinjauan efektifitas sistem manajemen yang menekankan pada pendekatan proses, dengan output yang ingin dihasilkan adalah sama yaitu kepuasan pelanggan. Secara faktual sistem dokumentasi yang baik dan efektif tetap menjadi sarana dalam membangun sistem manajemen, tetapi yang menjadi tujuan utama adalah tinjauan efektifitas dari design sistem manajemen yang dibangun oleh suatu organisasi.

Versi terakhir dari ISO 9001 akhirnya dirilis pada November 2008. Dalam rangka menyempurnakan versi 2000 sebelumnya, penekanan / spirit dari ISO 9001 versi 2008 sebenarnya adalah pada "intensitas" dari " efektifitas sistem manajemen". Bahkan secara persyaratan/klausul TIDAK ada penambahan dari versi 2000. Yang diminta oleh versi 2008 adalah penjelasan lebih detail dari beberapa klausul, untuk adanya peningatan efektifitas dari persyaratan yang diminta.

Salah satu hal yang menarik dari versi 2008 adalah pada Klausul 4.2.1 tentang Persyaratan Dokumentasi. Organisasi dipersilahkan secara Fleksibel mendisain prosedur/catatan/dokumen sesuai proses yang ada, dimana yang terpenting adalah proses dapat berajalan dengan efektif, termasuk dalam peninjauan efektifitasnya. Jadi tidak semua dicatat dan tidak perlu semua yang dicatat harus dikerjakan. Tetapi lebih kepada Catat hal-hal yang dapat dipakai untuk meninjau efektifitas proses (semua proses yang ada dalam sistem manajemen), dan lakukan perbaikan jika diperlukan. Siklus tersebut selanjutnya lakukan berulang. Itulah Continual Improvement.